Technologie nám sice mají ulevit od opravdové dřiny, ale často nás nechají v pasti ubíjející rutiny. A nemusí jít jen o dělníky u výrobního pásu. Úmorná práce se týká také obrovského množství lidí, kteří pracují v kancelářích. Dá se z kolotoče excelovských tabulek a papírových formulářů vůbec někdy vystoupit?
Na fyzickou dřinu se lidé snažili vyzrát odjakživa a přišli při tom na řadu užitečných nápadů. Když v Mezopotámii poprvé připevnili kolo na vůz, asi netušili, že tím odstartovali závod o pracovní efektivitu, který trvá dodnes.
vynález kola
parní stroj
psací stroj
účtovací a sčítací stroje
montážní linka
počítače a děrné štítky
první průmysloví roboti
počítače v kancelářích
nástup internetu a e-mailu
firmy se řídí pomocí dat a softwaru
cloud a automatizace
nástup umělé inteligence
Ve dvacátém století výrazně zabodoval Henry Ford. Jeho montážní linka změnila svět. Když se lidé začali věnovat dílčím činnostem – jeden připevňoval blatník, druhý dotahoval šrouby a třetí leštil kapotu –, auta začala sjíždět z pásu jedno za druhým.
Do roku 1913 trvala výroba jednoho vozu Model T zhruba 12 a půl hodiny, po zavedení pásu se čas zkrátil na něco málo přes hodinu a půl. Jenže spolu s pásovou výrobou přišla i rutina a práce se proměnila v nekonečné opakování téhož úkonu.
O více než století později je zase leccos jinak. Co dříve zvládli dělníci, dnes často zařídí stroje. Některé výrobní haly fungují téměř bez lidí – roboti montují, kontrolují kvalitu a plánují i logistiku. Umělá inteligence hlídá spotřebu materiálu, předvídá poruchy a sama navrhuje úspory. To však platí pro špičkově vybavené provozy, což zatím zdaleka nejsou všechny. Mnozí zaměstnanci ve výrobě nebo třeba ve skladech se dodnes potýkají s namáhavou rutinou a na řešení, které by je zbavilo dřiny, teprve čekají.
Ani v kancelářích to často není jiné. Jen místo do nýtů boucháme do klávesnic a místo utahování závitů zmenšujeme mezery mezi řádky a sloupci v tabulkách.
Osvobození od únavných kancelářských činností sliboval rozvoj výpočetní techniky. Oprava chyby v dokumentu najednou neznamenala nový papír, ale pár úhozů na klávesnici. Data se začala ukládat a sdílet. A když se objevily první systémy, které dokázaly zpracovávat informace samy, z kanceláří zmizely hory papírů i unavené hlavy. Jenže ne vše se díky technologiím povedlo vyřešit.
Místo šanonů tak dnes mnohdy máme desítky excelovských tabulek a místo tužky kurzor. Úkoly, které dříve ležely na stole, teď čekají v prohlížeči. A tak stejně jako kdysi pásová výroba proměnila dělníky ve stroje na monotónní úkony, proměnila digitalizace mnohdy kancelářské procesy jen v nekonečný proud formulářů a schvalování. Technologie sice změnily nástroje, ale ne samotnou podstatu práce. Jen jsme papírovou rutinu převlékli do digitálního kabátu – a dál v ní pochodujeme.
Jak se zbavit pocitu, že naše práce nedává smysl? Samotná technologie nám k tomu evidentně nestačí, pokud se nepoužívá chytře a účelně. Podle průzkumu společnosti Smartsheet dnes tráví 40 % zaměstnanců zhruba čtvrtinu pracovního týdne ručními, opakujícími se úkony. Většinou jde o psaní e-mailů či práci s daty. Téměř dvě třetiny z nich přitom věří, že velkou část této práce by bylo možné dělat efektivněji.
Průměrný kancelářský pracovník přepíná mezi 30 až 35 aplikacemi a okny denně. Kvůli tomu stráví přibližně čtyři hodiny týdně pouhým návratem k tomu, na čem pracoval předtím.
* Zdroj: Qatalog & The Ellis Idea Lab at Cornell University
Přemíra administrativy spolehlivě unaví i ty nejmotivovanější zaměstnance. Papírové cesťáky, hotovostní zálohy, hledání účtenek a čekání na podpis šéfa – to všechno brzdí firmu i lidi. Přitom často stačí jen drobná změna, aby tomu tak nebylo.
českých zaměstnanců pociťuje v práci odcizení a rutinu.
* Zdroj: Alma Career (JobsIndex jaro 2025)
Od kola až po umělou inteligenci, pokaždé šlo lidem o totéž. Dělat práci chytřeji a zbavit se zbytečné námahy. Pokud jde o únavnou administrativu, část z ní umí vyřešit takzvaný expense management – systém pro digitální správu firemních výdajů. Lidé díky němu dostanou k dispozici platební karty propojené s aplikací, která digitalizuje účtenky, automaticky je páruje s platbami a nadřízeným umožňuje výdaje jednoduše a rychle schvalovat i vyúčtovat.
Dokládání účtenek
Po zaplacení doklad vyfotíte a ten se s transakcí hned spáruje.
Cesťáky
Online je máte vyplněné během tří minut, systém umí spočítat i diety.
Hlídání rozpočtu a včasné vyúčtování
Všechna data získáváte v reálném čase a přenášíte je rovnou do účetních systémů.
Refundace výdajů
Firemní karta pro zaměstnance s nastavenými limity a pravidly = už žádné placení za firmu z vašich peněz ani hotovostní zálohy.
Technologie uvolňují lidem ruce, ale skutečným přínosem jsou jen tehdy, pokud jim umožní soustředit se na práci s pozitivním dopadem pro byznys. Právě to je smyslem expense managementu od Fidoo.
Zjednodušuje a zrychluje správu výdajů celé firmě. Tak, aby zaměstnanci nemuseli hledat ztracené účtenky a účetní nemuseli trávit hodiny papírováním.
Přizpůsobí se vám, ať už fungujete v malém týmu, agentuře, rychle rostoucím startupu nebo ve velké firmě.
Začít je snadné. Není třeba nic instalovat, kupovat licence ani složitě školit personál. Umíte si vyfotit selfie? Pak zvládnete i digitalizaci účtenek a zbytek funkcí, co apka umí.
